การจดบันทึกการประชุม
การทำงานในปัจจุบันจะต้องใช้การประชุมเพื่อปรึกษาหารือ ขอทราบความคิดเห็น ตัดสินปัญหา หรืออื่น ๆ และในระหว่างการประชุมจะต้องมีการบันทึกเรื่องราวต่าง ๆ ที่อภิปรายในที่ประชุม ซึ่งโดยทั่วไปเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการ หรือบางครั้งอาจมีการมอบหมายให้ผู้หนึ่งผู้ใดทำหน้าที่ดังกล่าวก็ได้ การบันทึกการประชุมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับใช้ในการอ้างอิงหรือใช้เป็นหลักในการปฏิบัติงานต่อไป ด้วยเหตุนี้ผู้จดบันทึกการประชุมจึงควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการประชุมนั้น ๆ เป็นอย่างดี มีประสบการณ์ในการจดบันทึก ตลอดจนสามารถจดจำผู้เข้าประชุมได้ เนื่องจากจะช่วยทำให้บันทึกการประชุมได้อย่างไม่ผิดพลาด หากต้องมีการระบุว่าใครเป็นผู้เสนอเรื่องหรือเสนอความเห็นในที่ประชุม นอกจากนั้น สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ ผู้จดบันทึกการประชุมต้องมีสมาธิในการทำงานสูง เพราะการประชุมมักดำเนินต่อเนื่องไปโดยตลอด และบ่อยครั้งที่มีการถกเถียงหรืออภิปรายอย่างยืดยาว กว่าที่จะสรุปเป็นมติได้ในที่สุด จึงต้องอาศัยการติดตามอย่างตั้งใจ หากผู้ทำหน้าที่จดบันทึกขาดสมาธิ จะทำให้บันทึกข้อมูลได้ไม่ครบถ้วนหรืออาจคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายต่อการปฏิบัติงานได้
อย่างไรก็ดี การจดบันทึกการประชุมเป็นทักษะที่สามารถพัฒนาให้เกิดความชำนาญได้ หากเรียนรู้วิธีการและหมั่นฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ
1. สิ่งที่ต้องจัดเตรียมสำหรับการจดบันทึกการประชุม
ก่อนที่จะเรียนรู้วิธีการหรือขั้นตอนในการจดบันทึกการประชุม สิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับแรกก็คือ การจัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้หรือสิ่งจำเป็นอื่น ๆ ที่ใช้ในการจดบันทึก ซึ่งมีดังต่อไปนี้
- สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซึ่งควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกลื่นมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นานไม่ลบเลือนง่าย
- สมุดบันทึกรายงานการประชุมหรือบัญชีรายชื่อสำหรับให้ผู้มาประชุมลงลายมือชื่อ
- สำเนาระเบียบวาระการประชุม
- รายชื่อสมาชิกหรือกรรมการ
- รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
- รายงานการประชุมครั้งที่ยังไม่ได้รับรอง
- เอกสารประกอบการประชุม
- เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการประชุม
อนึ่ง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยเขียนชื่อแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับเว้นที่ว่างไว้พอประมาณสำหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้การจดบันทึกเป็นไปอย่างรวดเร็วและคล่องตัวขึ้น
ฉะนั้น เครื่องมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่าง ๆ เหล่านี้ควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม เพื่อให้การประชุมตลอดจนการจดบันทึกเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหาในระหว่างการประชุม
2. วิธีปฏิบัติในการจดบันทึกการประชุม
การจดบันทึกในระหว่างดำเนินการประชุม อาจเลือกใช้ได้ 3 วิธี คือ2.1จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการหรือผู้เข้าประชุมทุกคนพร้อมด้วยมติ โดยทั่วไป วิธีนี้มักใช้เฉพาะการประชุมในรัฐสภาพหรือการประชุมใหญ่ ๆ ที่จำเป็นต้องบันทึกไว้ให้ชัดเจนว่า ใครพูดหรือเสนอความเห็นว่าอย่างไร ไม่เป็นที่นิยมใช้เหมือนกับวิธีที่ 2 และ 2 โดยเฉพาะในงานธุรกิจ เนื่องจากเป็นสิ่งที่ทำได้ยาก อีกทั้งยังเป็นการสิ้นเปลืองแรงงาน ตลอดจนไม่สะดวกในการตรวจสอบ อ้างถึง และรับรองในที่ประชุม2.2จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญ อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ2.3จดเฉพาะเหตุผลกับมติของที่ประชุม
3. ขั้นตอนการจดบันทึกการประชุม
การจดบันทึกการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยการเตรียมตัวตั้งแต่ก่อนการประชุม กล่าวคือ ผู้ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม ควรศึกษารายงานการประชุมครั้งก่อน ๆ หรือรายงานการประชุมทำนองเดียวกัน เพื่อให้คุ้นเคยกับรูปแบบ ตลอดจนเนื้อหาเรื่องราวที่ควรบันทึกไว้ในรายงานการประชุม อีกทั้งควรตกลงเรื่องการให้สัญญาณกับประธานล่วงหน้า เมื่อมีปัญหาในการจดบันทึก เช่น อาจจำเป็นต้องให้ประธานกล่าวสรุปมิติซ้ำอีกครั้งหนึ่งหรือต้องการความชัดเจนในเรื่องที่อภิปราย ในกรณีนี้เมื่อประธานสังเกตเห็นสัญญาณก็อาจกล่าวทบทวนข้อความสำคัญซ้ำอีกครั้งหนึ่ง หรือขอให้ผู้เสนอความเห็นกล่าวสรุปอีกครั้ง แต่ถ้าประธานไม่เห็นสัญญาณ ผู้จดบันทึกก็อาจหาโอกาสเรียนถามที่ประชุมด้วยตนเองหรือขอให้มีการทบทวนคำพูดที่กล่าวไปแล้วอีกครั้ง แต่ควรระวังมิให้เป็นการขัดจังหวะการพูดของผู้เข้าประชุม อีกประการหนึ่ง คือ ควรเลือกที่นั่งใกล้ประธานในที่ประชุม เพื่อความสะดวกในการให้ความช่วยเหลือระหว่างประชุม
หลังจากประจำที่แล้ว ผู้จดบันทึกการประชุมควรดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้ (Jennings 1983 : 313-316)
- บันทึกชื่อของการประชุมหรือคณะที่ประชุมพร้อมทั้งวันที่และสถานที่ประชุมให้เรียบร้อย ก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น เช่น การประชุมคณะกรรมการจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย วันที่ 31 กรกฎาคม 2545 ณ ห้องประชุมชั้น 2
- ตรวจสอบรายชื่อสมาชิกหรือกรรมการที่เตรียมไว้อย่างรวดเร็ว เพื่อดูว่าครบองค์ประชุมหรือไม่ การตรวจสอบจำนวนผู้เข้าประชุมนั้นเป็นสิ่งจำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมที่มีการออกเสียงลงคะแนน ดังนั้น จะต้องบันทึกรายชื่อผู้ที่เข้าประชุมหลังจากที่มีการออกเสียงลงคะแนนไปแล้ว หรือผู้ที่ออกจากที่ประชุมก่อนที่การออกเสียงลงคะแนนจะเสร็จสิ้น เนื่องจากคะแนนเสียงทั้งหมดรวมกับผู้ที่ไม่ออกเสียง จะต้องเท่ากับจำนวนผู้เข้าประชุมที่มีสิทธิออกเสียง ด้วยเหตุนี้ ผู้จดบันทึกจะต้องถือว่าผู้ที่ออกจากที่ประชุมคือผู้ที่ไม่มีสิทธิออกเสียงมิใช่ผู้ที่ไม่ออกเสียง
- บันทึกเวลาเริ่มประชุมตามที่เป็นจริง ไม่ว่าจะตรงตามเวลานัดหมายหรือไม่ก็ตาม
- เมื่อมีการรับรองรายงานการประชุม ไม่ว่าจะด้วยการให้ที่ประชุมอ่านด้วยตนเอง หรือการอ่านให้ที่ประชุมฟัง ผู้จดบันทึกจะต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอ ในกรณีที่มีการแก้ไขเพียงเล็กน้อย ให้ลงมือแก้ไขในสำเนารายงานการประชุมที่มีอยู่ โดยใช้ปากกาขีดฆ่าข้อความที่ไม่ต้องการออก และเขียนสิ่งที่ต้องการลงไป ในขณะเดียวกันให้จดบันทึกในสมุดโน้ตด้วยว่า มีการแก้ไขรายงานการประชุม แต่ถ้าต้องมีการแก้ไขมาก ให้ขีดฆ่าข้อความที่ไม่ต้องการในรายงานการประชุมออกและเขียนข้อความที่แก้ใหม่ลงในสมุดจดบันทึก พร้อมทั้งระบุด้วยว่าแก้ไขตรงที่ใดหรือหน้าใด
- ในระหว่างการประชุม ให้บันทึกเรื่องที่ผู้เข้าประชุมเสนอต่อที่ประชุม ไม่ว่าจะเป็นการเสนอความคิดเห็นหรือการเสนอให้กระทำการอย่างใดอย่างหนึ่งโดยละเอียด พร้อมทั้งชื่อผู้เสนอ บางครั้งอาจบันทึกชื่อผู้รับรองแต่ละเรื่องด้วยก็ได้ และถ้ามีการออกเสียงลงคะแนน ควรจดจำนวนเสียงที่สนับสนุนและคัดค้านด้วย
- ถ้ามีการแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมข้อความ ให้พยายามจดข้อมูลให้ครบถ้วนสมบูรณ์ รวมทั้งคะแนนเสียงที่สนับสนุนและคัดค้าน เมื่อประธานอ่านมติทบทวนอีกครั้ง ให้ตรวจสอบสิ่งที่จดบันทึกลงไปว่าถูกต้องตรงกันกับเรื่องที่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขใหม่ ซึ่งประธานอ่านให้ฟังหรือไม่
- ในระหว่างการอภิปรายในที่ประชุม ให้จดเฉพาะประเด็นสำคัญ โดยไม่จำเป็นต้องจดละเอียดทุกคำพูด แต่ถ้าวาระนั้น ๆ มีการอภิปรายโต้แย้งกันอย่างกว้างขวาง ให้ใช้วิธีจดละเอียดทุกคำพูด ถึงแม้ว่าจะไม่ถ่ายทอดอย่างละเอียดในรายงานการประชุมก็ตาม
สิ่งที่สำคัญคือ ผู้จดบันทึกการประชุมต้องรู้จักเลือกสรรสิ่งที่จะบันทึก กล่าวคือ สามารถแยกแยะประเด็นสำคัญออกจากพลความได้ ซึ่งส่วนหนึ่งต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่ผู้พูดกำลังพูดและตัวผู้พูด อันจะช่วยให้ตัดสินใจเลือกจดบันทึกได้อย่างถูกต้องหลังจากที่มีการลงมติแล้ว อาจมีการอภิปรายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดในการดำเนินการ การให้ข้อสังเกต ผู้จดบันทึกจะต้องจดรายละเอียดที่มีผู้เสนอทั้งหมดโดยให้ทำเครื่องหมายหรือเขียนระบุไว้ที่ข้อเสนอแนะ ซึ่งที่ประชุมลงมติเห็นชอบหรือขีดฆ่าข้อเสนอแนะที่ไม่ได้รับความเห็นชอบออก และควรบันทึกชื่อของผู้เสนอความเห็นไว้ในกรณีที่มีข้อสงสัย จะได้สามารถซักถามหลังการประชุมได้ถ้ามีวาระการแต่งตั้งคณะกรรมการ ให้จดชื่อของคณะกรรมการ ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของกรรมการ (ถ้ามี) ตลอดจนผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นประธานกรรมการด้วในกรณีที่มีการเลือกตั้งเจ้าหน้าที่หรือผู้ปฏิบัติงาน ให้บันทึกชื่อลงไปทั้งผู้ที่ดำรงตำแหน่งอยู่เดิม และผู้ที่ได้รับการเลือกตั้งเข้ามาใหม่ พร้อมทั้งระบุหน่วยงานต้นสังกัดด้วยจดบันทึกอย่างมีระเบียบ เพื่อให้ข้อมูลต่าง ๆ เป็นที่เด่นชัด เช่น อาจเว้นบรรทัดระหว่างวาระ เพื่อให้สามารถเห็นความแตกต่างของแต่ละเรื่องได้ และเพื่อให้มีเนื้อที่สำหรับแก้ไขหรือเพิ่มเติมถ้อยคำต่าง ๆ ระบุชื่อวาระให้ชัดเจน ใส่วงเล็บข้อความที่จะต้องเขียนรายงานอย่างละเอียดทุกคำพูด โดยใช้ปากกาสี หรือหาวิธีที่จะทำให้เรื่องที่จะต้องมีการนำไปปฏิบัติเห็นเด่นชัดที่สุด โดยอาจใช้ปากกาวงรอบข้อความนั้น ๆ หรือใช้ปากกาสีสะท้อนแสงขีดตรงข้อความที่ต้องการบันทึกกำหนดการประชุมครั้งต่อไป โดยระบุวัน เวลา และสถานที่จดเวลาเลิกประชุมตามที่เป็นจริงเมื่อเลิกประชุมแล้ว ให้สอบถามปัญหาข้อสงสัยที่เกิดจากการจดบันทึกการประชุม เช่น อาจตรวจสอบตำแหน่งของผู้ใดผู้หนึ่งเพื่อความแน่ใจอีกครั้ง หรือสอบถามเกี่ยวกับชื่อสินค้า ศัพท์เทคนิคบางคำที่ไม่คุ้นเคย หรือรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ บางประการที่จำเป็นต่อการจัดทำรายงานการประชุมในภายหลัง
การจดบันทึกการประชุมให้มีประสิทธิภาพควรใช้วิธีการจดบันทึกย่อหรือชวเลขด้วย เพื่อช่วยให้จดบันทึกได้รวดเร็วขึ้น แต่มีข้อควรระวังคือจะต้องแน่ใจว่าสามารถจำสิ่งที่ตนเองจดย่อไว้ได้ว่าหมายถึงอะไร
สิ่งที่ยากลำบากที่สุดประการหนึ่งสำหรับผู้จดบันทึกการประชุมก็คือ การพิจารณาว่าข้อมูลใดควรจดบันทึกและข้อมูลใดควรเว้น ซึ่งมักเป็นปัญหาสำหรับผู้ที่เริ่มทำหน้าที่บันทึกการประชุม และยังขาดประสบการณ์ จึงทำให้การแยกแยะประเด็นสำคัญหรือเรื่องที่ควรบันทึกเป็นสิ่งที่ยากต่อการปฏิบัติ หนทางแก้ไขนั้นคงต้องอาศัยความพยายามในการเรียนรู้และประสบการณ์ในการจดบันทึกการประชุมในระยะแรกอาจขอความช่วยเหลือจากประธานในที่ประชุมหรือขวนขวายศึกษาหาความรู้ จากผู้มีประสบการณ์หรือจากตัวอย่างรายงานการประชุมที่มีลักษณะเดียวกัน และเมื่อต้องทำหน้าที่บันทึกการประชุมเป็นเวลานานพอสมควร ปัญหาดังกล่าวก็จะค่อย ๆ หมดไป4. การบันทึกเสียงการประชุม
ในการประชุมที่ได้รับอนุญาตให้บันทึกเสียงได้ เลขานุการในที่ประชุมหรือผู้มีหน้าที่จดบันทึกการประชุมควรจะต้องเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องบันทึกเสียง และจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ในการบันทึกเสียงให้พร้อม เช่น เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียง แถบบันทึกเสียง ซึ่งควรมีความยาวเพียงพอที่จะบันทึกการประชุมแต่ละครั้งไว้ได้ภายในม้วนเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ควรระลึกไว้เสมอว่า อาจมีเหตุการณ์ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เช่น ไฟฟ้าอาจขัดข้อง เครื่องเล่นแถบบันทึกเสียงไม่ทำงาน เป็นต้น ดังนั้น จึงควรจดบันทึกการประชุมไปด้วยในระหว่างที่มีการบันทึกเสียง
ในขณะที่การประชุมกำลังดำเนินการอยู่ ควรให้ความสำคัญกับสิ่งที่ไม่อาจบันทึกเสียงไว้ได้ เช่น บางครั้งประธานอาจมิได้เอ่ยชื่อผู้ที่เสนอความเห็น หรือทบทวนข้อความในเรื่องที่มีการออกเสียงลงคะแนน หรือในการเสนอความเห็น ผู้พูดอาจไม่ระบุวาระหรือหัวข้อที่ต้องการอภิปรายอย่างชัดเจน เนื่องจากทุกคนกำลังพิจารณาเอกสารประกอบการประชุมอยู่แล้วในขณะนั้น ด้วยเหตุนี้จึงควรจดบันทึกการประชุมประกอบการบันทึกเสียงด้วยโดยอาจจะจดเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ซึ่งมักไม่ปรากฏในเทปบันทึกเสียง ดังนี้
๑.วัน เวลา และสถานที่ประชุม
๒.รายชื่อผู้เข้าประชุม
๓.เวลาเริ่มประชุม
๔.หัวข้อหรือเลขหน้าที่มีการเพิ่มเติมหรือแก้ไขรายงานกาประชุม
๕.ชื่อผู้กล่าวรายงาน เสนอเรื่อง หรือรับรอง พร้อมทั้งผลการออกเสียง
๖.เลขหน้าหรือย่อหน้าของเอกสารที่มีการอภิปรายพาดพิงถึง
๗.ข้อความโดยละเอียดแต่ละมิติ ในกรณีที่ประธานมิได้กล่าวทบทวน
๘.ชื่อผู้รับงานไปดำเนินการ๙.เวลาเลิกประชุม
ในกรณีที่ผู้อภิปรายมิได้แจ้งชื่อของตน ผู้บันทึกเสียงก็จะต้องพูดออกชื่อไว้ในเทปหรือจดชื่อผู้พูดและหมายเลขระยะไว้ เพื่อจะได้ทราบว่าเป็นคำอภิปรายของใคร และควรบันทึกหมายเลขระยะเทป เมื่อขึ้นเรื่องใหม่หรือประเด็นสำคัญไว้ด้วย เพื่อให้สามารถตรวจสอบบันทึกแต่ละตอนได้โดยสะดวก ทั้งนี้อาจบันทึกสิ่งต่าง ๆ เพิ่มเติมนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ถ้าเห็นว่าจำเป็นสำหรับการจัดทำรายงานการประชุมในภายหลัง
อนึ่ง การบันทึกเสียงการประชุมที่มีจุดประสงค์เพื่อนำไปจัดพิมพ์เป็นเอกสารจำหน่าย จำเป็นที่จะต้องได้รับอนุญาตจากที่ประชุมหรือวิทยากรเสียก่อน มิฉะนั้นอาจเกิดการฟ้องร้องในภายหลังได้ แต่ถ้าเป็นการบันทึฤฤ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น